1. Geri Bildirim Nedir?
Geri bildirimin kurumlardaki uygulamaları, bize o kurumdaki iletişim yapısını ve gelişime açıklığını da gösterir. Bir kurumda astlar yanında üstlerede giden açık ve dürüst bir geri bildirim süreci işliyorsa, bu kurumun gelişime ve değişime açık bir yapıda olduğunu söyleyebiliriz.
Geri bildirim kalıpları genelde yargılar ve negatif yorumlarla kaplı olduğu için kurumlarda bu kalıpları kırmak ve üst yöneticilerin de geri bildirim almalarını sağlamak ne yazık ki zor bir görev olarak görülmektedir. Ancak bu kalıpların bir kere kırılması, kurumda inanılmaz bir rahatlama sağlayacaktır. Bu rahatlama aynı zamanda değişimin önündeki engellerin de kalkmasını sağlayacaktır.
Geri bildirimin ne zaman ve nasıl yapılması gerektiğini bilmek tüm yöneticiler için bir zorunluluktur. Yöneticinin asli görevi ekibini geliştirmek ve toplam performansı/verimliliği arttırmaktır. Bunu gerçekleştirebilmenin en önemli araçlarından bir tanesi de geri bildirimdir.
Geri bildirim anlık veya zamana bağlı olarak verilebilir. Önemli olan olay ve davranışta kalarak kişiselleştirmeden, anda kalarak tüm zamanları kapsamadan, konuda kalarak dağılmadan ve mutlaka gelişime yönelik olarak, pozitif bir dilde verilmelidir. Dolayısıyla geri bildirimde kişi değil, işi konu kapsamındadır. Bireyin davranışlarına odaklanılmalı ve olaylar konuşulmalıdır. Bu davranış ve olayların yarattığı duygu ve durum karşı tarafa aktarılmalıdır.
2. Şekillendirici Geri Bildirim Nasıl Olmalıdır?
Şekillendirici ve pozitif davranış değişikliği yaratmaya yönelik olan geri bildirim kişiye değil davranışa yönelik olmalıdır. Geri bildirimi veren kişi açık ve net bir şekilde aktarımı gerçekleştirmelidir. Anlık veya belli zamana bağlanmış olmalıdır. Kişiye özel olarak verilmelidir.
Bu anlamda geri bildirim sürecinin sağlıklı ilerlemesi için karşı taraftan izin alınmalıdır veya toplantı önceden planlanmalıdır. Geri bildirimi alan kişinin, geri bildirimi veren kişiye güveni olmalıdır. Bu anlamda geri bildirim veren kişinin deneyim ve uzmanlığını da gerektirmektedir. Geleceğe dair pozitif davranış değişikliğine odaklanılmalıdır. Kişiye değil net olarak olaya ve davranışa olmalıdır.
3. Şekillendirici Geri Bildirim Süreci
Geri bildirim veren kişi önce güven kazanmalı ve bu anlamda geri bildirim alan kişinin pozitif davranışları takdir edilmelidir. Sonrasında olay ve davranışla ilgili tespitler ele alınmalıdır. Bu tespitlerin geri bildirim veren kişide oluşturduğu duygu ve sonuçları aktarılmalıdır. Kişinin bu konuyla ilgili görüşleri ele alınıp hedefe yönelik fikirler beyan edilmelidir. Bu fikirler, gerekçesi ve kazançları ile aktarılmalı ve geri bildirim alan kişinin de eklemeleri dikkate alınmalıdır. Sonrasında güven beyan edilip aksiyon planına yönelik bir kontrat/el sıkışma gerçekleştirilmelidir.
4. Siyah Kelimeler ve Beyaz Kelimeler
Kelimelerinize dikkat edin. Kelimeleriniz neyse ona dönüşmeye başlarsınız. Bazı kelimeler var ki, sizi karanlık sulara götürürken bazı kelimeler de sizi fırsatlar denizine götürür.
Yanlış düşünüyorsun yerine benden farklı düşünüyorsun kulağa nasıl geliyor?
Katılmıyorum yerine farklı bir fikrim var?
Bilmiyorum yerine bu konuda kimin bir bilgisi olabilir?
Kesinlikle olmaz yerine başka bir yolu olabilir mi?
Peki bu kadar önemli bir gelişim aracı olan geri bildirim kurumlarca ne kadar verimli kullanılıyor? Bu süreci daha eğlenceli ve verimli hale getirebilir miyiz?
Bir sonraki yazımızda oyunlaştırılmış geri bildirim süreçlerinden bahsedeceğiz.
Keyifle kalın…
Koray İnan